这段时间以来，越来越多的买家提出要来中国出差，见见供应商。
一般情况下，我们外贸人接待买家的流程安排是这样的。
确认行程
在买家确定来华之后，我们就可以安排他来公司的具体行程了。
1.确认具体日期
然后我们需要确认那一时间段没有其他客户来访，没有已经订好机票的出差活动，老板和相关同事届时也会在场。
2.询问客户是否需要协助
比如是否需要协助办理邀请函。
诸如尼日利亚、加纳、多哥、贝宁等国家，拿到中国签证并不容易，此时就需要我们为客人出具邀请函。（具体办理流程：大批买家询问来华邀请函！能不能给？该怎么办理？）
这里提醒大家注意，警惕那些从未合作过的、上来就要邀请函的客户，很有可能是来骗邀请函的。他如果在境内有些违法行为，可能会影响到你公司。
此外，还可以询问客户是否需要接机、帮忙订酒店等等。
如果我们公司是客户来访的第一站，则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪，如果国际航班所能飞到的机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车，长途劳顿。
如对方到达地点距离公司的车程不超过3个小时，且在感觉该客户比较重要的情况下，可以安排车辆接送客户。推算客户来访和离开的时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用）。
具体视合作深浅而定。
3.安排日程
以上细节都沟通好后，可以给买家发一封日程安排邮件。这样写：
Dear×××,
About your visitation dated ×××,we schedule as follows:
1. We willpick you up by car at 10：00 am at ×××airport.
2. By one hour drive，we will arrive at the hotel we booked for you，you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.
3. At 12:30 pm，we will drive you to our factory and arrive at 1：00 pm.
4. From 1:00 pm to 4：00 pm，we will show you around our factory，let you know all the details about us，discuss on possible business opportunities.
5. At 4:00 pm，we can show you somewhere near which is quite famous scenery here，or if you feel tired，we can drive you back to your hotel.
6. At 7:00 pm, we will arrange a welcome dinner for you.
7. At 7:00 am in the second morning，our driver will wait for you at the lobby of your hotel，and drive you to the airport to take the flight of 10:00 am.
Hope this arrangement is to your satisfaction. If you have any questions don't hesitate to contact me.
Hope to see you soon.
接待买家
1.准备工作
要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。
参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等），产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，做好基本的准备。
公司大厅安排欢迎客户来访的接待牌，或在公司门口电子屏上出现欢迎字样，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，展示自己公司的实力资料等。企业演示文稿内容要美观详尽。
准备好咖啡、茶及一些小食品糖果。
至少准备好三个方案：最佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
2.引领参观
带领客户参观一般分为四步：
第一步，引领客户在会客区坐下，稍稍休整，询问喝点什么饮品，介绍参会人员。然后由专人开始讲解PPT。
第二步，带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品；参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口的在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。
第三步，再次带领客户回到会客区域，并就客户感兴趣的产品进行进一步交流，并详细讨论合作细节。
第四步，商务会议结束后，可以准备一份小礼品送给客户，并询问客户是否可以.............
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